Por onde começar a usar IA na empresa

Comece por uma tarefa só, que a equipe repete toda semana e que alguém já confere depois, feita numa conta empresarial da ferramenta e com uma regra escrita do que pode e do que não pode entrar nela. Rode essa tarefa com poucas pessoas, compare com o jeito antigo e só então decida se vale ampliar, comprar um sistema ou contratar um projeto. A ordem importa: a tarefa vem antes da ferramenta, porque é a tarefa que vai dizer se a IA ajudou.

Antes de seguir, uma definição. IA generativa é o tipo de inteligência artificial que escreve texto, resume documentos e responde perguntas a partir de um pedido em linguagem comum. O Claude, da Anthropic, e o Gemini, do Google, são exemplos.

Onde as empresas brasileiras estão

Quem ainda não começou não está atrasado sozinho. Segundo a pesquisa TIC Empresas 2025 do Cetic.br, centro de estudos do NIC.br, divulgada em junho de 2026, 17% das empresas brasileiras com mais de dez pessoas usavam algum tipo de IA em 2025. Em 2024 eram 13%. A pesquisa ouviu 4.174 empresas por telefone, entre fevereiro de 2025 e janeiro de 2026.

O uso cresce com o porte, segundo o mesmo levantamento: passou de 10% para 15% entre as empresas de 10 a 49 pessoas, e de 38% para 50% entre as de mais de 250. Entre as empresas que já usam IA, a que gera texto e respostas foi de 20% para 30% no mesmo período, de acordo com o Cetic.br.

E por que tanta empresa ainda não usa? Na edição anterior da pesquisa (TIC Empresas 2024), entre as empresas que não usaram IA em 2024, 15% disseram que o custo parecia alto, 15% que a IA não era útil para a empresa, 14% que faltava conhecimento sobre a IA certa para as próprias atividades e 14% que faltavam pessoas capacitadas. Nenhum motivo domina. Por isso o primeiro passo é escolher onde a IA serve, antes de qualquer decisão técnica.

1. Escolha a tarefa antes da ferramenta

A pergunta certa não é "qual IA comprar", e sim "qual trabalho da semana a IA pode adiantar". Um bom primeiro caso tem três características:

• Se repete. Acontece toda semana, então dá para comparar antes e depois.
• Alguém já confere. Existe uma pessoa que revisa o resultado antes de ele sair, então um erro da IA é pego no caminho.
• O erro custa pouco. Um resumo de reunião errado se corrige; um parecer enviado ao cliente com erro, não.

Exemplos que costumam passar nos três testes: primeiro rascunho de e-mail de resposta, resumo de ata, triagem de documentos recebidos, organização de uma planilha. O que fica para depois: qualquer coisa que sai para o cliente sem revisão, ou que decide sobre dinheiro, contrato ou pessoa.

2. Use a conta empresarial da ferramenta

A conta pessoal e a conta empresarial da mesma ferramenta tratam os dados de forma diferente. Para entender a diferença, dois termos. Modelo é o programa por trás da ferramenta, que gera as respostas. Treinar o modelo quer dizer usar o que as pessoas escreveram para ensinar a próxima versão dele.

A Anthropic, empresa do Claude, diz na página de privacidade dos produtos comerciais que, por padrão, não usa as conversas das contas de empresa para treinar os modelos dela, salvo quando o cliente avalia uma resposta ou escolhe permitir. Já nas contas pessoais (Free, Pro e Max), as conversas podem ser usadas para melhorar os modelos em três casos: quando a pessoa permite, quando a conversa é marcada para revisão de segurança ou quando a pessoa entra num programa de teste. O Google diz, na página de privacidade do Gemini no Google Workspace, que o conteúdo da organização não é revisto por pessoas nem usado para treinar modelos fora da própria organização sem permissão.

Se a equipe usa outra ferramenta, confira a página de privacidade empresarial da empresa que a oferece antes de decidir, porque este artigo não traz as regras dela.

Na prática, a decisão é simples. Se a equipe vai colar ali texto de cliente, contrato ou dado interno, ela usa a conta da empresa. A conta pessoal de cada um fica fora do trabalho.

3. Escreva a regra antes de liberar

Uma página basta. O NIST, instituto de padrões do governo dos Estados Unidos, sugere no guia de riscos de IA generativa (NIST AI 600-1, julho de 2024) que a organização mantenha uma lista dos sistemas de IA que usa e defina uma política de uso aceitável. O guia é voluntário e não é regra brasileira, mas a ideia serve para qualquer empresa.

A regra responde a quatro perguntas:

1. Quais ferramentas e quais contas a equipe pode usar.
2. Que tipo de informação nunca entra na ferramenta, por exemplo documento pessoal de cliente ou senha.
3. Quem confere o resultado antes de ele sair, e em quais tarefas.
4. A quem a pessoa pergunta quando não tem certeza.

O mesmo guia do NIST diz que o uso de IA generativa pode pedir mais revisão humana, mais registro e mais acompanhamento da gestão. Escrever a regra é o jeito barato de fazer isso desde o primeiro dia.

4. Teste com poucas pessoas e compare

Escolha duas ou três pessoas que fazem a tarefa escolhida e combine um período fixo de teste. Anote como a tarefa era feita antes: quanto tempo levava e quantas vezes voltava para correção. No fim, compare com o que aconteceu usando IA.

O efeito pode variar muito de uma pessoa para outra. Num estudo de 2023 do NBER (National Bureau of Economic Research), de Erik Brynjolfsson, Danielle Li e Lindsey Raymond, com 5.179 atendentes de suporte ao cliente, o acesso a um assistente de IA aumentou em 14% em média os atendimentos resolvidos por hora. Para os novatos o ganho foi de 34%, e para os mais experientes foi mínimo. O estudo mede uma única função, o atendimento de suporte, e não vale como promessa para outra. O que ele ensina para o teste é medir também por pessoa, além da média.

5. Só depois, decida se precisa de mais

Com o teste feito, há três saídas: ampliar a mesma tarefa para mais gente, escolher a próxima tarefa, ou parar porque não ajudou. Parar também é resultado, e evita pagar por algo que a equipe não usa.

Se a tarefa pedir integração com os sistemas da empresa, ou seja, a IA lendo e gravando direto no sistema de gestão, aí entra a compra ou o projeto. Segundo a TIC Empresas 2025, entre as empresas que usam IA, 80% compraram software pronto e 60% contrataram fornecedor externo para desenvolver ou adaptar. Comprar pronto é o que a maioria faz, e faz mais sentido quando a empresa já sabe qual tarefa quer resolver.

O que não fazer

• Não confie no texto porque ele soa seguro. O NIST chama de confabulação, no guia NIST AI 600-1, o conteúdo errado que a IA apresenta com confiança, o que muita gente chama de alucinação. Segundo o mesmo guia, isso vem do jeito como esses sistemas funcionam, que é prever a próxima palavra, e pesa mais em respostas longas e em assuntos especializados.
• Não aceite a fonte que a IA cita sem abrir. O guia do NIST registra que a ferramenta pode inventar também a justificativa e a citação da resposta.
• Não comece por tarefa que ninguém confere. É ali que o erro passa sem ser visto.
• Não libere sem regra escrita. Sem ela, cada pessoa decide sozinha o que cola na ferramenta.
• Não meça só a média. Como mostrou o estudo do NBER, o ganho de um novato e o de um veterano podem ser muito diferentes.

Por onde começar esta semana

Escolha uma tarefa que se repete e que alguém já confere. Abra a conta empresarial da ferramenta que a equipe já conhece. Escreva a regra em uma página. Teste com duas ou três pessoas, anote o antes e o depois e decida com o que mediu. Os passos que a VALK segue nesse começo estão descritos em Valk IA Start.