Como usar IA no escritório de contabilidade sem expor dado de cliente

Um escritório de contabilidade usa IA sem passar dado de cliente para fora quando faz três coisas: escolhe uma conta empresarial cujo contrato proíbe usar o conteúdo para treinar a IA, tira do texto o que identifica o cliente sempre que a tarefa permite e define por escrito quem usa a ferramenta e para quê. Nenhuma dessas medidas depende de tecnologia nova; dependem de ler o contrato da ferramenta e de combinar a regra com a equipe. O motivo é que o escritório responde por dois deveres ao mesmo tempo: o da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) e o do sigilo profissional do contador.

IA generativa é a tecnologia que escreve textos, resumos e respostas a partir de um pedido feito em linguagem comum, como o ChatGPT, o Claude e o Gemini. Para funcionar, ela recebe o que a pessoa digita ou anexa. É nesse envio que mora a dúvida deste artigo.

O que conta como dado de cliente

A LGPD chama de dado pessoal qualquer informação ligada a uma pessoa natural identificada ou que possa ser identificada (art. 5º, I). Num escritório contábil, isso inclui o nome e o CPF do sócio de um cliente, a folha de pagamento com o salário de cada funcionário e o informe de rendimentos de uma declaração de imposto de renda.

A mesma lei chama de tratamento toda operação feita com esse dado, e a lista do art. 5º, X inclui receber, utilizar, processar, armazenar e transmitir. Colar uma planilha de folha numa ferramenta de IA é transmitir e processar. Então a LGPD vale para esse gesto, como vale para mandar a mesma planilha por e-mail.

Há um segundo dever, que não vem da LGPD. A NBC PG 01, o Código de Ética Profissional do Contador aprovado pelo Conselho Federal de Contabilidade em 7 de fevereiro de 2019 e em vigor desde 1º de junho de 2019, manda o contador guardar sigilo sobre o que souber em razão do trabalho, salvo nos casos previstos em lei ou quando uma autoridade competente pede (item 4, alínea c). O código vale também para o técnico em contabilidade (item 3). O texto fala em tudo o que o contador souber pelo trabalho, e não só em dado pessoal.

Quem responde pelo dado

A LGPD separa dois papéis. O controlador é quem decide o que se faz com o dado; o operador é quem trata o dado em nome do controlador (art. 5º, VI e VII). O operador deve seguir as instruções do controlador, e cabe ao controlador conferir se elas são seguidas (art. 39).

Na prática, isso quer dizer que a empresa da ferramenta de IA não tira a responsabilidade do escritório. Quem escolhe a ferramenta e decide o que vai para dentro dela é o escritório. Por isso o contrato da ferramenta importa tanto quanto a ferramenta.

O que olhar no contrato da ferramenta

A primeira pergunta é se a empresa usa o que você envia para treinar a IA dela. Treinar, aqui, quer dizer usar textos para melhorar o modelo, que é o programa que gera as respostas.

A resposta pode mudar entre a conta pessoal e a conta empresarial da mesma ferramenta. Três exemplos, conferidos em outubro de 2026 nas páginas oficiais:

• Claude, conta empresarial: a Anthropic diz que, por padrão, não usa as entradas e saídas dos produtos comerciais, como o Claude for Work e a API (o acesso pelo qual outro programa usa o Claude sem passar pela tela de conversa), para treinar modelos, salvo se o cliente mandar feedback ou escolher permitir (página de privacidade da Anthropic). Os Termos Comerciais, em vigor desde 17 de junho de 2025, dizem que a Anthropic não pode treinar modelos com o conteúdo do cliente e que o cliente é dono das respostas geradas.
• Claude, conta pessoal: nos planos Free, Pro e Max, a Anthropic usa as conversas para melhorar os modelos quando a pessoa permite, numa configuração chamada "Model Improvement", ou quando a conversa é sinalizada para revisão de segurança (página da Anthropic para contas pessoais).
• Gemini no Google Workspace: o Google diz que o conteúdo da organização não é revisto por pessoas nem usado para treinar modelos de IA fora do domínio da empresa, isto é, fora da conta do Google Workspace contratada pela organização, sem permissão (central de privacidade do Google Workspace).

Sobre o ChatGPT, as páginas de privacidade da OpenAI não abriram na nossa conferência, e por isso este artigo não afirma o que vale para cada plano. Confira na página oficial da OpenAI antes de decidir.

O que os exemplos mostram: a conta pessoal de um funcionário e a conta contratada pelo escritório podem seguir regras diferentes, na mesma ferramenta.

A segunda pergunta é onde o dado fica. A LGPD só permite mandar dado pessoal para outro país nos casos do art. 33, entre eles o país com proteção considerada adequada e as garantias dadas por cláusulas contratuais. A ANPD, órgão federal que fiscaliza a LGPD, aprovou as cláusulas-padrão para isso na Resolução CD/ANPD nº 19, de 23 de agosto de 2024, e deu 12 meses para quem já usava cláusulas contratuais incorporá-las. Se isso se aplica à ferramenta escolhida é uma decisão do escritório com quem cuida do jurídico dele.

Como usar no dia a dia

1. Contrate a conta empresarial, e não deixe cada um usar a sua. É nela que estão as regras de treino e de contrato que o escritório pode conferir.
2. Mande só o necessário. A LGPD tem o princípio da necessidade: o tratamento se limita ao mínimo preciso para a finalidade (art. 6º, III). Para pedir à IA um modelo de e-mail sobre prazo de entrega de documentos, não é preciso o nome nem o CPF do cliente.
3. Tire o que identifica quando a tarefa permite. Dado anonimizado, aquele que não permite chegar à pessoa, deixa de ser dado pessoal para a lei, desde que a anonimização não possa ser revertida com esforço razoável (art. 12). Trocar o nome por "Cliente A" ajuda, mas não basta se o resto do texto ainda aponta quem é.
4. Escreva a regra. A lei pede medidas de segurança técnicas e administrativas contra acesso não autorizado (art. 46). Uma regra administrativa simples diz qual ferramenta é permitida, com qual conta, e que tipo de documento não entra nela.
5. Revise o que a IA devolve. A ferramenta pode errar e parecer segura ao errar. Alguém da equipe confere a resposta antes de ela chegar ao cliente.

O que não fazer

• Colar a declaração de imposto de renda inteira de um cliente numa conta pessoal gratuita para "ver o que a IA acha".
• Supor que a regra da conta empresarial vale para a conta pessoal do funcionário na mesma ferramenta.
• Tratar o sigilo como resolvido só porque o contrato da ferramenta é bom. O dever do contador continua, e a escolha do que enviar é dele.
• Decidir sozinho, sem quem cuida do jurídico, se um uso específico cabe na LGPD. Este artigo explica o que a lei diz, e não substitui essa análise.

Descumprir a lei tem consequência. A LGPD prevê advertência, bloqueio e eliminação dos dados, e multa de até 2% do faturamento no Brasil no último exercício, limitada a R$ 50 milhões por infração (art. 52). No campo ético, a NBC PG 01 trata a quebra do código como infração, com advertência reservada, censura reservada ou censura pública (item 20).

Por onde começar

Comece por uma tarefa que se repete e que alguém já confere, e veja se ela precisa mesmo de dado de cliente para ser feita. Um rascunho de comunicado, um resumo de norma e uma lista de documentos pedidos são exemplos de tarefa que pode ser feita sem dado de cliente. Com a conta empresarial contratada e a regra escrita, o escritório passa então às tarefas que usam dado, sempre com o mínimo necessário. O primeiro passo, para quem ainda não começou, está em IA para escritórios de contabilidade.